Pour être en maîtrise complète de son scénario
Votre vision est claire et solide, et correspond aux ambitions de votre établissement. Le montage et le pilotage de votre projet de transformation vous permettront d’en suivre le déroulement, en adaptant la feuille de route au gré des impondérables.
Ne construisez pas votre projet comme un monolithe ; structurez-le en étapes à l’issue desquelles vous pourrez confirmer ou ajuster la séquence de transformation ou la pertinence des équipes et des méthodes proposées.
Votre projet nécessite des appuis externes (éditeur de solution, apport de ressources, appui méthodologique, etc.). Assurez-vous de sélectionner vos partenaires avec la rigueur et l’impartialité d’une procédure d’appel d’offres, en formalisant vos critères de choix.
Votre budget se doit d’être réaliste, sincère et agrémenté d’une marge pour prendre en compte les imprévus.
Assurez-vous qu’il intègre tous les efforts (gouvernance, déploiement, formation, support) et n’oubliez surtout pas les éléments impactant vos futurs coûts d’exploitation.
Une équipe de projet engagée et compétente est indispensable au succès de votre projet. Une structure de gouvernance l’est tout autant, car elle imposera un formalisme dans le suivi du projet, de l’encadrement budgétaire, et prendra les décisions face aux imprévus rencontrés.
Les dispositifs de suivi et de pilotage sont fortement dépendant de la « culture projet » de votre établissement.
Il vaut parfois mieux faire appel à des ressources spécialisées externes que de baser le suivi d’un projet structurant sur des outils nouveaux, non-intégrés dans la culture des acteurs.
Pour garantir une collaboration efficace avec vos partenaires externes, il est essentiel d’établir formellement les règles de son fonctionnement.
Des documents contractuels décrivant de manière explicite le périmètre exact, le coût et la qualité des services attendus vous éviteront toute mauvaise surprise.
L’élément clé de l’équipe de projet est votre Chef de projet. Nombre d’organisations ont tendance à désigner l’expert du domaine comme Chef de projet, mais les deux rôles ne doivent pas être confondus. Le Chef de projet va animer son équipe afin d’atteindre l’objectif fixé dans les délais et budgets, en anticipant les difficultés à venir.
Afin que le triptyque Chef de projet, Sponsor et Instances de gouvernance opère efficacement, il faut que ces dernières puissent allier formalisme et rigueur quand requis, mais également engagement, transparence et partage d’objectifs quand les situations le dictent.
« Suivre un projet c’est l’anticiper » … Il convient de suivre plan, jalons et budgets afin d’en tirer les enseignements pour le reste du chemin qui reste encore à parcourir. Seul un « suivi prédictif », sincère et lucide, permettra d’assurer un déroulement serein de la suite du projet.
Plus votre projet avance, et plus les options qui étaient ouvertes en début de projet, se restreignent, alors que les enseignements du chemin parcouru vous auraient conduit à d’autres choix. Une « prise de recul » régulière, sous forme d’un bilan intermédiaire est essentielle pour confirmer ou infléchir la route suivie.
La non-adoption d’une solution par les utilisateurs est l’une des principales causes d’échec des projets de transformation. Il est donc primordial d’informer, de sensibiliser, et d’accompagner les utilisateurs dans la mise en place de changements importants, en en expliquant la motivation, et les aidant à maîtriser les nouvelles pratiques.
Les risques associés à votre projet peuvent être multiples, et demandent une évaluation régulière de ceux-ci. Un regard externe peut aider votre équipe de projet à identifier les risques directement liés à la pertinence de la cible visée ou les risques encourus sur le chemin pour l’atteindre.
“Si tu ne sais pas où tu vas, aucun chemin ne t’y mènera » Proverbe africain
Discutons pendant une heure de vos projets de transformation. Vous vérifierez par vous-même notre expérience, notre approche du métier et notre capacité à vous conseiller efficacement.
